導入事例 
Case Study


導入の背景

 株式会社グロービスでは「ヒト・カネ・チエのビジネスインフラを構築し、社会に創造と変革を促す」というビジョンを掲げ、ビジネススクールやベンチャーキャピタル、書籍やオンライン情報誌を通じての経営ノウハウ発信など、ビジネスに関する幅広い事業を展開する株式会社グロービス。ビジネススクール運営では、多くの受講生の個人情報を保有する。その個人情報を適切に扱うことは、個人情報保護法の面から必須である一方、事業を運営する上では、様々な切り口で個人情報を分析してアクションを打つことがより良いサービス提供につながる。


安全な環境で情報を取り扱うことができるようにしたい

 当初、個人情報の管理・分析は内製の業務システムが支えていた。例えば、セミナーを開催した場合、どういう方がセミナーに参加いただいているのか、1年前と今とその傾向が変わってきているのか、年齢の軸や企業様の軸などで分析を行う。
 分析する際は、個人情報が入っているデータベースから個人情報を抽出して、エクセル上で様々な切り口で傾向を見る。

 「これらの作業をより安全な環境でできるようにしてあげられないかというのが、システム側として思っていたことでした。現場からも、自由に使えるのもいいが、これはこれで怖ので、データがどこにも行かないような守られた領域で扱える方法を検討してほしいという要望がありました。」(岡氏)


<検討した方策1> 業務システム対応

 まず最初に検討したのが、社内に業務システムに検索機能などを乗せて運用する方策だったという。しかし、外部の環境の変化が発生する中で、受講生の情報に対して自らの問題意識を持った切り口で分析できる機能化は、努力するものの限界はあると感じていたという。
 また、システム自体を正しい人に正しい範囲しか触らせないようにするために、業務システム側に権限設定を設けることも検討したが、約200人の社員の権限設定のために、丸々1人をフルアサインするのは現実的でないと判断した。


<検討した方策2> 仮想環境の構築

 次に検討したのが、シンクライアントだった。業務システムを使う環境も含めて、システムの利用環境そのものをリアルな環境でない所に置いてしまって安全に操作するという考えだ。
 しかし、実際の投資と、やりたいことのバランスを考えた時に、まだ背伸びをしている感覚があったという。


エクセルを安全に操作できる環境が必要

 「もう一度、何がやりたいのかをあらためて考えたときに、個人情報を利用できる環境を業務システムの中に全部入れ込むのは難しいだろうと考え、エクセルでの作業は、ある程度残していく必要があると考えるようになりました。そうすると、この環境に対して制限がないのが最大の問題なので、データベースから抜いてきた個人情報を、より適切に取り扱える状況を作っていきたいという考えに至りました。」(岡氏)

 この問題にダイレクトに応えてくれる商品を探していたところ、『Secure Filer Pro』に巡り合ったという。


金庫領域内のみで個人情報を扱う

 個人情報が取り出せて扱える環境を保護するために、個人情報(CSV)の取り出し先が、 『Secure Filer Pro』の配下になっており、 『Secure Filer Pro』の中にしか個人情報が落ちないようにした。つまり 『Secure Filer Pro』の中でエクセルを使い、社員が自由に分析をしている状況だ。基本的に、情報はそこから出て行かない。
 改修については、『Secure Filer Pro』にしかデータが落ちないように業務システムを改修して、社内にサーバを立てて運用している。

導入後の感想 運用面

 導入後の実際の変化は、『SecureFiler Pro』の中でエクセルを使って個人情報を分析を行ってもらうことぐらいで、それ以外はこれまでの業務を変えることなく継続ができているとのことだ。

 「当初は 『Secure Filer Pro』の中のみで使うという制約がかかる施策だったため“面倒”“不便”といった声があってもおかしくないと想定していたが、予想に反して特に問題もなく、当初予定していた通りの状態になっています。
 導入にあたっては“こんな状況にしたいと思っているのだが、どう思う?”ということを、関係者に聞きながら進めていった進め方が良かったと思っています。


導入後の感想 インターフェース

 操作に関しては、Exploerと似たインターフェースですので、特に我々は操作の説明はしませんでしたし、導入のために何か講習を行うことはなく、そのまま使ってみてというかたちで、十分にスタッフに対応できました。
 また、“ここはこんな風に直していただけるとうれしい”という話を、遠慮なく挙げさせていただいて、次の改修までにできる限りの努力でアップデートしていただいていて、その要望の吸収もよかったと思っています。
 実際の運用も、個人情報のエクセル操作時のみ『Secure Filer Pro』を使えばいいというわかり易さも、スムーズに導入が進み、現在も問題なく使ってもらえている要因なのではと思っています。」(岡氏)


システム構成図

システム構成図


導入事例PDF

株式会社グロービス導入事例 株式会社グロービス 導入事例(721KB)

導入企業情報

株式会社グロービス


設立年月
 1992年8月

代表取締役
 堀 義人

住所
 〒103-0014
 東京都千代田区二番町5-1 住友不動産麹町ビル

事業部門
 グロービス・マネジメント・スクール
 グロービス・オーガニゼーション・ラーニング

事業内容
 グロービスは、経営に関する「ヒト」「カネ」「チエ」のビジネス・インフラを構築し、社会の創造と変革を行うことを目指して、ビジネススクール、企業内研修、経営研究:書籍出版、ベンチャーキャピタル、人材紹介の5事業を展開しています。

URL
 http://www.globis.co.jp/

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